Zásady zpracování osobních údajů

webové stránky Chatbot.Expert

V tomto dokumentu se dozvíte:

kdo je odpovědný za zpracování Vašich osobních údajů,
k jakému účelu jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, na jakém právním základě a jaké vaše osobní údaje zpracováváme a také jak dlouho je ukládáme,
kdo má k Vašim osobním údajům přístup (další příjemci),
jaká jsou Vaše práva a další důležité informace o zpracování Vašich osobních údajů.

Na úvod

Společnost Convenient Solutions s.r.o., IČ: 08220735, se sídlem Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno (dále jako „Chatbot.Expert” nebo „my”), se specializuje na tvorbu chytrých chatbotů a AI asistentů pro firemní weby. Jsme provozovatelem webových stránek www.chatbot.expert (dále jen „Webové stránky“). Pokud naše Webové stránky navštívíte, můžeme získat a zpracovávat vaše osobní údaje.

Pokud k tomu dojde, zpracování se vždy řídí těmito Zásadami, Chatbot.Expert je správcem vašich osobních údajů a vy jste subjektem údajů. V těchto Zásadách může být dále subjekt údajů označován také jako „vy”.

Zásady si, prosíme, pečlivě přečtěte a v případě jakéhokoliv dotazu týkajícího se zpracování osobních údajů se obraťte na e-mailovou adresu info@chatbot.expert nebo poštou na adresu Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno. Můžete také využít naši datovou schránku 3w46smf.

Vaše žádosti a dotazy vyřizuje Chatbot.Expert zpravidla bezplatně. Pokud jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené (zejména opakované), může Chatbot.Expert za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek nebo odmítnout žádosti vyhovět.

1. Účel, právní základ a doba zpracování osobních údajů

Chatbot.Expert vaše osobní údaje zpracovává manuálně i automatizovaně, a to v následujících případech a pro popsané účely:

1.1. Vyřizování vašich dotazů a požadavků

Účel zpracování	Vyřízení vašeho dotazu nebo požadavku.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů	Osobní údaje, které při dotazu nebo požadavku poskytnete, typicky jde o jméno, příjmení, e‑mailovou adresu a obsah vašeho dotazu.
Právní základ zpracování osobních údajů	Oprávněný zájem na řešení požadavků a dotazů.
Doba zpracování	Po dobu vyřízení požadavku a následně další 3 roky.

1.2. Zasílání obchodních sdělení zákazníkům

Účel zpracování	Zasílání obchodních sdělení týkajících se našich vlastních výrobků nebo služeb.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů	Jméno, příjmení, obchodní firma, E-mailová adresa.
Právní základ zpracování osobních údajů	Oprávněný zájem zasílat svým zákazníkům nabídku vlastních výrobků a služeb nebo souhlasu subjektu údajů.
Doba zpracování	Po dobu 5 let od posledního nákupu nebo do odvolání souhlasu.

1.3. Plnění právních povinností

Účel zpracování	Plnění povinností, které ukládá právní předpis (např. předpisy týkající se účetnictví).
Kategorie zpracovávaných osobních údajů	Takové údaje, jejichž zpracování ukládá právní předpis v konkrétních případech.
Právní základ zpracování osobních údajů	Plnění právních povinností.
Doba zpracování	Po dobu, kterou právní předpisy v konkrétním případě ukládají.

1.4. Vymáhání práv a ochrana Webových stránek

Účel zpracování	Vymáhání práv (našich nebo třetích osob) a ochrana Webových stránek a IT systémů proti kybernetickým útokům a jinému zneužití.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů	Takové údaje, které se vztahují k individuálnímu případu. V případě ochrany webových stránek či IT systémů se může jednat o: · IP adresu, · přihlašovací údaje nebo · údaje o zařízení použitém uživatelem.
Právní základ zpracování osobních údajů	Oprávněný zájem na ochraně nás i vás.
Doba zpracování	Po dobu 3 let od doby zahájení zpracování osobních údajů, pokud delší dobu zpracování neukládá v konkrétním případě právní předpis.

1.5. Komunikace prostřednictvím chatbota

Účel zpracování
Zodpovězení dotazů uživatelů, poskytnutí podpory a vedení automatizované konverzace pomocí AI asistenta (chatbotu) integrovaného na našich Webových stránkách. V některých případech může být komunikace dále využita k internímu zlepšování kvality poskytovaných služeb.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Jméno, e‑mailová adresa, souhlas s těmito Zásadami a veškerý textový obsah konverzace zadaný uživatelem v rámci chatu.

Právní základ zpracování osobních údajů
Souhlas subjektu údajů udělený před zahájením komunikace s chatbotem.

Doba zpracování
Osobní údaje zadané v rámci komunikace s chatbotem nebo uložené do našeho CRM systému uchováváme po dobu trvání souhlasu subjektu údajů. Po jeho odvolání budou údaje smazány.

Zvláštní upozornění
Chatbot je určen pro obecné dotazy a komunikaci v rámci služeb Chatbot.Expert. Neposkytujte prosím prostřednictvím chatbotu citlivé osobní údaje (např. rodné číslo, zdravotní stav, údaje o platebních kartách apod.).

2. Další příjemci osobních údajů

V některých případech může Chatbot.Expert sdělit Vaše osobní údaje:

a) orgánům veřejné moci – orgánům veřejné moci sděluje Chatbot.Expert vaše osobní údaje pouze na základě vašich pokynů a dále v případech, kdy tak ukládá zákon, nebo z důvodu ochrany oprávněných zájmů Chatbot.Expert a třetích osob.
b) smluvní partneři - našimi smluvními partnery jsou poskytovatelé hostingových a cloudových služeb, správci sítě, poskytovatelé služeb zálohování dat, poskytovatelé právních služeb, externí účetní a auditorské společnosti, externí konzultanti, školitelé, vývojáři, technici a další externí spolupracovníci.

3. Vaše práva a další důležité informace

3.1. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat informace o tom, jestli jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k vašim osobním údajům získat přístup. Pokud máte jakékoliv dotazy nebo žádosti týkající se zpracování vašich osobních údajů, můžete Chatbot.Expert kontaktovat prostřednictvím e‑mailové adresy info@chatbot.expert nebo poštou na adresu Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno. Můžete také využít naši datovou schránku 3w46smf.

3.2. Právo na opravu osobních údajů

Pokud se domníváte, že o Vás Chatbot.Expert zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.

3.3. Právo na výmaz

Pokud požádáte o výmaz vašich osobních údajů, Chatbot.Expert Vaše osobní údaje vymaže, jestliže (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) byl vámi odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů, osobní údaje byly zpracovávány na základě souhlasu a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů, (iv) zpracování je protiprávní, nebo (v) odpadla povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.

3.4. Právo na omezení zpracování osobních údajů

Dokud se nevyřeší jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování vašich osobních údajů, máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv třetí osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

3.5. Právo na přenositelnost údajů

Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají, (i) které jste BOZP.Expert poskytli a (ii) jejichž zpracování je založeno na souhlasu nebo smlouvě a (iii) které BOZP.Expert zpracovává automatizovaně, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci. V případě, že by výkonem tohoto práva byla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, nebude vám BOZP.Expert moci vyhovět.

3.6. Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Chatbot.Expert či oprávněných zájmů třetích osob. V případě, že Chatbot.Expert následně neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vaším zájmem nebo právy a svobodami nebo že zpracování potřebuje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, zpracování bude na základě námitky bez zbytečného odkladu ukončeno.

4. Další důležité informace

O tom, jak Chatbot.Expert využívá cookies, se můžete informovat v zásadách využívání cookies.

Na činnost Chatbot.Expert jako správce osobních údajů dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Více se dozvíte na internetových stránkách úřadu www.uoou.cz.

Tyto Zásady jsou účinné ode dne 1. 4. 2025.